PRO

Administration Assistant

Type de Contrat:
CDD
Opportunités de carrière : Administration Assistant SC 5 THIKAPA (107554)

WFP recherche des candidats de la plus haute intégrité et du plus grand professionnalisme qui partagent nos principes humanitaires.

La sélection du personnel est faite sur une base concurrentielle, et nous nous engageons à promouvoir la diversité et l’équilibre entre les sexes.

Les candidatures féminines sont particulièrement encouragées

Les candidates féminines en RDC souhaitant avoir plus d’information sur le poste peuvent se présenter à nos bureaux de leurs zones de résidence, Vendredi 11 Octobre 2019 à partir de 14h30 (Heure de Kinshasa). Pour celles de Kinshasa, Le bureau du PAM se trouve au n° 116, Blv du 30 Juin, Immeuble MIBA – Gombe (ref. Rond point Mandela, en face de l’immeuble INTERPOL).

ABOUT WFP

Titre : Assistant à l’Administration/Tshikapa

Grade : SC 5

Type de Contrat : Service Contract, (contrat à Durée déterminée)

Durée : Contrat initial de six (6) mois

Nombre de poste : un (1)

Unité : Administration

Lieu d’affectation :Tshikapa

STANDARD MINIMUM QUALIFICATIONS

Education: diplôme d’études secondaires completé par un certificat ou un diplôme superieur en Administration, Droits ou sciences Sociales .

Language: Parler et ecrire correctement le Francais, la connaissance de l’Anglais est un Atout.

Experience : Au minimum deux ans d’experiences dans un poste similaire ou à un poste d’Administration.

La connaissance du logiciel Word et Excel est obligatoire

ORGANIZATIONAL CONTEXT

Sous la supervision technique du chargé d’Administration du Bureau Pays et sous la supervision générale du sous bureau de Tshikapa, le / la titulaire s’acquitte des tâches suivantes :

JOB PURPOSE
• Faire le contrôle des factures et s’assurer que tous les documents de support nécessaires pour l’approbation des paiements accompagnent les factures avant l’établissement de la requête de paiement.
• Assurer le maintien du système de classement des dossiers administratifs et financiers, initier les actions administratives relatives aux arrangements des voyages du personnel (TA, commande billets, réservation vols et hôtels, transport aéroportuaire),
• Faire le suivi des factures transférées au Bureau du Pays pour paiement.
• Préparer la facturation des frais pour usage privé des matériels du PAM (téléphone et véhicule). Procéder au recouvrement desdits fonds auprès des tiers, spécialement du staff ; faire suivre à la personne appropriée pour la passation des écritures et l’approbation

KEY ACCOUNTABILITIES (not all-inclusive)
• Préparer sur une base mensuelle les états pour la facturation selon le contrat des frais de loyer, de gardiennage, de consommation d’eau et d’électricité, de consommation du carburant et de la connexion Internet aux différentes agences co-locataires. Etablir le rapport mensuel pour permettre le suivi des remboursements effectués par les agences respectives.
• Assister dans le traitement des paiements et s’assurer qu’ils comportent la documentation complète, l’approbation et que le service/bien est rendu/reçu en bonne et due forme selon le contrat. Faire toute sorte de contrôle sur la conformité aux règles et procédures du PAM en rapport avec l’Administration et les Finances avant la préparation des requêtes de paiement et leurs soumissions au superviseur pour certification et approbation.
• Préparer toutes les correspondances administratives et comptes-rendus des réunions de la section et les soumettre au superviseur.
• Assister dans la préparation et l’élaboration des rapports financiers et administratifs (Cash book du mois ainsi que tous les justificatifs, le cash book électronique et le solde du cash book à la fin du mois, rapport mensuel de consommations de carburants, de consommation des fournitures de bureau et état de stocks) et veiller à la bonne utilisation de l’équipement du bureau (photocopieuses, imprimantes…),
• Préparer les requêtes d’achat manuelles (Purchase Requisition) pour le compte des Finances et de l’Administration.
• Maintenir les inventaires du bureau (mobiliers, équipements, véhicules et motos) à jour et faire la vérification avant la fin de l’année,
• Accomplir toutes autres tâches qui lui seront assignées par les supérieurs.

DESIRED EXPERIENCES FOR ENTRY INTO THE ROLE

Langues: Parfaite maîtrise du français, une bonne connaissance de l’anglais et de la langue locale (Tshiluba)

Connaissances et competence: Connaissance des logiciels de base (words, excel, power point…),

Aptitude à instaurer et maintenir des relations de travail harmonieuses avec les collègues, les superviseurs hiérarchiques, les subordonnés et les clients externes.

Expérience professionnelle minimum de trois années dans le domaine de Comptabilité et Administration de préférence au sein des Nations Unies ou des ONG du secteur privé ou encore des sociétés privées de bonne renommée ;

Avoir une disponibilité permanente, être dynamique et supporter de travailler sous pression et dans une situation d’urgence.

TERMS AND CONDITIONS

INFORMATIONS IMPORTANTES ET SUPPLEMENTAIRE

Le PAM appliquera un processus de selection rigoureux et transparent comprenant une évaluation approfondie des compétences techniques afin de s’assurer que les meileures candidats soient sélectionnés pour le postes. Assurez- vous que votre demande contient des informations précises et complètes sur les qualifications académiques, les dossiers d’emploi et les compétences linguistiques. Seuls les candidats retenus seront invités à un entrevue.

Le PAM s’est engagé dans la diversité et l’inclusion dans son effectif et encourage les candidatures féminines et masculines qualifiés de tous les milieux religieux et ethniques à faire leur demande.

Le PAM a une tolérance zéro pour la discrimination et ne fait pas de discrimination en fonction du statut du VIH/SIDA.

COMMENT POSTULER

Les candidats intéressés doivent compléter leurs applications en ligne sur le site Web du PAM : http: //www.wfp.org/careers en cliquant sur « View Job Opportunities and jobs of interest ». Les candidats devront s’nscrire et créer des CV en ligne pour pouvoir postuler. Des copies papier des CV ou des applications par courrier électronique ne seront pas acceptées. Assurez- vous que votre demande contient des informations précises et complètes.

LE PAM NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.

DEADLINE FOR APPLICATIONS

DATE LIMITE: 18 Octobre 2019
Publiée :
09-10-2019 08:16:52 par Mamadou
Région :

Région de Kasaï